Twój klient nie zapłacił faktury? Co zrobić gdy klient nie płaci?

Dodane przez | 24 maja 2011 o godzinie 10:06 | 22 komentarze | Formalności, To skomplikowane! | Tagi: ,

Chyba każdy z nas zdecydowanie wolałby nie znaleźć się w takiej wybitnie niekomfortowej sytuacji. Kolejne telefony, ponaglenia czy prośby nie zawsze przynoszą oczekiwane rezultaty, a my za uczciwie wykonaną pracę, chcielibyśmy otrzymać uczciwą zapłatę. Zatem co zrobić gdy klient nie chce nam zapłacić,  a czego unikać jak ognia?


Zastanów się w jakiej sytuacji jesteś…

Na początek zbierz wszystkie fakty. Przygotuj wszystko, co stanowi niezbity dowód tego, iż wszelkie ustalenia oraz samo zlecenie prac miało miejsce. Skompletuj całą korespondencję – nie tylko tę tradycyjną, ale również e-mailową. Dołóż do tego umowę pisemną (o ile takową posiadasz). Przypomnij sobie czy masz może świadków, którzy potwierdzą Twoje słowa. Innymi słowy: wypunktuj sobie wszelkie ustalenia, telefony i informacje przekazywane jakąkolwiek drogą kontaktu, którą jesteś w stanie potwierdzić dowodami (w postaci pisemnej, billingu, świadków itd.).

Czego szukać w pisemnej umowie?
Jedną z ważniejszych rzeczy, którą należy wykonać przed przystąpieniem do prac jest sporządzenie umowy. Pamiętaj, że to czego nie reguluje umowa będzie regulował Kodeks Cywilny. Sprawdź na jaką kwotę opiewa umowa, czy przekazujesz autorskie prawa majątkowe do wykonywanego dzieła, jaki był termin wykonania pracy. Zakładam, że otrzymałeś przedpłatę – była to zaliczka czy zadatek? Sprawdź jak wygląda sprawa „odbioru” dzieła. Istnieje protokół zdawczo – odbiorczy, a może jest to konkretna data?

Co zrobić gdy nie masz pisemnej umowy?
Nie masz pisemnej umowy? Nic straconego!  Umowa ustna jest tak samo ważna jak umowa pisemna, tyle że nie jest pisemnie uregulowana… no i każda ze stron może twierdzić coś innego. Jeżeli brakuje nam świadków ciężko będzie jednoznacznie stwierdzić (osobie trzeciej) jakie były ustalenia. Zdarza się, że jedna ze stron „idzie w zaparte”. W tej sytuacji niezwykle pomocni byliby świadkowie czy korespondencja (również ta e-mailowa).

Nie, nie nie i jeszcze raz nie!

Pod żadnym pozorom tego nie rób!
To, czego powinieneś wystrzegać się jak ognia to np. usuwanie strony z serwera klienta, czy zastępowanie jej komunikatem o braku płatności.  W teorii rozwiązanie wydaje się być skuteczne (często zdarza się, że faktycznie takie jest) – jednak postępując zgodnie z literą prawa, nie jest to legalne. „Odcinanie” usług jest uzasadnione tylko w przypadku świadczenia usług ciągłych i ma na celu zabezpieczenie interesów np. dostawcy Internetu. I w ten oto sposób możemy po prostu lać wodę na młyn nierzetelnego kontrahenta. Nie podkładajmy się w ten sposób.

Mam kody dostępu do hostingu klienta – zatem nie będzie włamania!
A jednak będzie. Posiadanie danych w postaci haseł/loginów nie zmienia faktu, że dostęp będzie niepowołany – a co za tym idzie – karalny.

Telefony, wizyty osobiste… groźby
Starajmy się trzymać nerwy na wodzy. Grożenie, wydzwanianie, nachodzenie itd. może być potraktowane jako nękanie. Nie chcemy chyba zmienić się z „ofiary” w „oprawcę”? Kilka e-maili, parę telefonów w rozsądnych ilościach powinno wystarczyć. Nawet jeżeli atmosfera staje się bardzo gęsta, a ta druga strona wykazuje się agresją (chociażby słowną) – my trzymajmy się na dystans. Po pierwsze: szkoda zdrowia. Po drugie: nagle możemy uświadomić sobie, że znaleźliśmy się na poziomie pieniactwa. Jeżeli mamy problem z samokontrolą, poprośmy osobę emocjonalnie niezaangażowaną o kontakty pisemne lub o „moderację” wiadomości pisanych przez nas. Dzięki temu unikniemy kierowania naszej furii w stronę klienta, a co za tym idzie pozostaniemy godnymi zaufania i wiarygodnymi, profesjonalistami w każdym calu.

Co w takim razie zrobić?

Proponuję następujący tok postępowania:

  • Wystaw rachunek (i dostarcz go klientowi).
  • Przy braku reakcji tj. otrzymania wynagrodzenia, wyślij pocztą przedsądowe wezwanie do zapłaty (za potwierdzeniem odbioru) i określ w nim ostateczny termin uregulowania należności.
  • To, co pozostaje to: pozew o nakaz zapłaty.

Pierwsze dwa punkty możemy wykonać samodzielnie. Przy pozwie o nakaz zapłaty możemy skorzystać z usług firmy zajmującej się windykacją. Jeżeli sprawę załatwiasz samodzielnie to w pozwie wnosisz o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Do wypełnionego formularza dołączasz:

  • kopie FV oraz wszelkich wezwań,
  • opłatę sądową (o ile się nie mylę),
  • jeżeli klient jest przedsiębiorcą: odpis (swój i klienta) z KRS lub EDzG i sprawę kierujesz do Wydziału Gospodarczego

 

Jak się zabezpieczyć na przyszłość?

Nie sądzę, aby był sposób w 100% skuteczny. Czasami takie postępowanie jest wynikiem zdarzeń losowych, które dotknęły naszego klienta. Czasami takie zachowanie wynika z wyrachowania i jest dokonywane z pełną premedytacją. Niemniej jednak należy pamiętać o pobieraniu zadatków, które „w razie czego” pokryją chociaż koszty związane z zakupem zdjęć, domeny czy opłaceniu podwykonawcy. Podstawą jest także sporządzanie pisemnej umowy – nie dajmy się nabrać na „krótki termin” oraz „tempo pracy”, które rzekomo uniemożliwia podpisanie umowy. Postarajmy się też sprawdzić „wiarygodność” klienta… chociażby w Internecie.

Mam nadzieję, że dla większości z nas, wpisy tego typu będą znane jedynie z teorii. W tej materii nie życzę nikomu praktyki :).

O autorze:

Sandra

Na co dzień zajmuje się projektowaniem stron www, identyfikacją wizualną i kodowaniem. Charakteryzuje się wysoką impedancją względem poprawek. Chętnie wykorzystuje potencjał kofeiny i cukrów celem zwiększenia swoich mocy przerobowych.

22 komentarze

  1. Przemek (9 rok temu)

    A co zrobić, kiedy w umowie nie zawarło się informacji o tym kiedy Klient powinien „odebrać” lub zaakceptować stronę (błędy pierwszej umowy), jest zaś info że zleceniobiorca kończy projekt do określonego terminu, który dawno już minął (projekt skończony, ale klient się nie odzywa, nie wysyła poprawek, czy akceptacji). Klient nie zapłaci, bo nie zaakceptował. Nie zaakceptuje, bo się nie odzywa..

    • Sandra (9 rok temu)

      Moim zdaniem najlepiej wysłać wezwanie do odbioru dzieła i ustalić w nim jakiś realny termin na działania. Wewnątrz zamieść informację o tym, że jeżeli w ciągu np. dwóch tygodni klient nie zgłosi zastrzeżeń, znaczy to tyle, że dzieło zostało przyjęte. Najpierw proponuję maila, a w razie dalszego braku kontaktu, wysyłka pocztą – za potwierdzeniem odbioru.

      Musisz po prostu wyczerpać wszelkie możliwości podjęcia próby kontaktu. Jeżeli była to np. strona i znajduje się obecnie na serwerze klienta, pośrednio można uznać, że została odebrana.

      Powodzenia!

  2. Przemek (9 rok temu)

    Strona wisi ciągle u mnie, na moim serwerze testowym (dla wglądu klienta). Umowa zawiera, że strona zostanie zaprojektowana w oparciu o koncepcje moją i klienta, bez rozbicia na co dokładnie (wiem, drugi błąd i sam sobie winien jestem). Problem jest o tyle irytujący, że ta strona została zaprojektowana w październiku, potem dział marketingu klienta się zmienił i nie zaakceptował strony (którą zaakceptowali poprzednicy), po jego modyfikacjach strona czeka na „odpalenie” od 2 miesięcy i boję się, że za jakiś czas znowu będą jakieś zmiany w kadrach tej firmy, przyjdzie ktoś nowy i znów ubzdura sobie coś nowego/innego i tak w nieskończoność.. ehh, no ale sam sobie winien jestem, bo umowa powinna być dokładniejsza.

    • Sandra (9 rok temu)

      Cóż, zwykle bywa tak że uczymy się na własnych (niestety!) błędach. Postaraj się w takim układzie „doprecyzować” wszelkie braki ustaleń (wysyłając pismo), ewentualnie posiłkować się Kodeksem Cywilnym (to, czego nie ma w umowie reguluje właśnie KC).

      Jeżeli podpisaliście umowę o dzieło – Ty zobowiązałeś się do wykonania dzieła, a zamawiający – do zapłaty wynagrodzenia (art. 627 k.c). Kodeks Cywilny nakłada na zamawiającego obowiązek odebrania dzieła, a Tobie nakazuje je wydać (art. 643 k.c). Niestety dzieło musi zostać odebrane bez zastrzeżeń, gdyż jeżeli się takowe pojawiają, dzieło nie zostało (w rozumieniu k.c.) odebrane.

      Proponuję wystosować pismo (do osoby decyzyjnej, wskazanej w umowie lub po prostu osoby, która umowę podpisała) wzywające do odebrania dzieła lub wskazania uchybień w jego wykonaniu. Co ważne: określ konkretny (i realny) termin odbioru dzieła. Możesz też zebrać wszelkie uwagi tzw. „poprawki” dotychczas Ci zlecane. Jeżeli się wzajemnie wykluczają (lub zmieniają swój charakter) uważam, że możesz odmówić kolejnych zmian w ich zakresie. Jeżeli czujesz, że będą problemy i jesteś gotowy dokonać jeszcze jednej serii zmian, celem uzyskania należności – napisz to. Zaznacz, że prosisz o jedną kompletną listę wad wykonanego produktu i ma Ci je (pod rygorem nieważności) przekazać osoba decyzyjna.

  3. jahoo (9 rok temu)

    Niestety z brakiem płatności i przeciąganiem płatności spotkałem się za często. Moja pierwotna 2 stronicowa umowa rozrosłą się do ok 9 stron, jednak i to czasem nie wystarcza.

    Jeżeli chodzi o zabezpieczenie przed takimi wypadkami to w przypadku braku płatności mam w swoim systemie cms wbudowany odpowiedni mechanizm. Blokuje on dostęp klienta do systemu cms a na stronie internetowej pojawią się informacja: „dane na stronie mogę być nieaktualne ponieważ z powodu braku płatności za stronę klient nie ma dostępu do systemu zarządzania treścią.
    Musiałem użyć tylko dwa razy ale było to bardzo skuteczne.

    Dodatkowo wg mnie ogromnym problemem jest nie tyle brak płatności co przeciąganie terminów… :/

    • Sandra (9 rok temu)

      Czasami mam wrażenie, że moment „odcinania” usług to czas, w którym można zaobserwować zjawiska nadnaturalne. Przelewy, które szły do nas już trzeci tydzień nagle wpadają na konto, a i łatwiej się do kontrahenta dodzwonić.

      Martwi mnie tylko legalność takiego rozwiązania. Chyba, że masz stosowny zapis w umowie? O ile 9 na 10 klientów zwlekających z zapłatą pewnie zmobilizuje się do działania, tak można trafić na osobę, która obróci takie akcje przeciwko Tobie.

      Z umowami to tak jest, że rosną wprost proporcjonalnie do zdobywanego doświadczenia. My też zaczynaliśmy od jakiegoś ogólnego wzoru umowy. Teraz posiłkujemy się małym elaboratem stworzonym przez prawnika. Umowy są bardzo ważne. Znajomy wykonał kiedyś usługę dla pewnego prawnika, a ten nie zapłacił bo stwierdził, że umowa jest nieważna. Faktycznie była to umowa jakich w Internecie wiele. Dostał bolesną nauczkę.

      O terminach będzie kolejny wpis, który czeka na oszlifowanie w szkicach :).

      • jahoo (9 rok temu)

        Wg mojej umowy do momentu podpisania protokołu odbioru strona należy do mnie a protokół odbioru podpisuję zawsze po otrzymaniu zapłaty więc klient nie bardzo ma mnie jak atakować. Poza tym ja tylko informuję o braku płatności i nie blokuję strony.

        Jest to to jednak ostateczne rozwiązanie które zostawiam sobie jako „ostatnia szansa” przed zgłoszeniem sprawy do sądu.

        • Sandra (9 rok temu)

          Racja, jakoś mi umknęło, że to tylko komunikat, nie pełna blokada.

          Niestety lwia część problemów z brakiem płatności wynika ze źle skonstruowanych umów lub pracy opartej na umowie ustnej. Zawsze podkreślam, że warto jest „zainwestować” w porządny wzór umowy, bo podpisywanie czegokolwiek może nam się odbić czkawką. Ty, jak widzę, od tej strony jesteś „zabezpieczony” :).

    • Paweł (8 rok temu)

      Jahoo czy możesz podesłać wzór umowy, którą posiadasz, mam ten sam problem co inni i teraz walczę z umową. Będę wdzięczny za podesłanie.
      Pozdrawiam

  4. Paweł (9 rok temu)

    Jest coś lepszego. Na facebooku ćwierkają że za 2 miesiące wchodzi firma która skończy z tymi problemami 🙂

  5. sebek (8 rok temu)

    ciekawy artykuł jednak u mnie nastąpiła taka kwestia, wykonałem dla klienta stronę i ona działa już prawie pół roku u niego na serwerze a jednak zapłaty za fakturę nie mam do dzisiaj, do tego pracowałem w tej firmie ponad 1,5 miesiąca, sprawa była taka że ‚umowa się robi’ cały czas od momentu kiedy naprawiłem pierwszy komputer do końca kolejnego miesiąca w którym zauważyłem że jest coś nie tak, bo za poprzedni miesiąc faktura nie była opłacona. Po wystawieniu kolejnej faktury, która również do dzisiaj jest nie opłacona przestałem pracować ponieważ stwierdziłem że coś jest nie tak i nie chce ponosić dalszych kosztów (wyjazdy do oddziałów, telefon, paliwo, zus (który miał byś płacony przez firmę) itp. Największy problem jest taki że nie ma żadnej umowy pisemnej a jedynie wstępna umowa, która miała być podpisana – dostałem ją od pracownika firmy nie od szefa. Wszystkie rzeczy odnośnie mojego zatrudnienia również uzgadniałem z pracownikiem firmy w której miałem pracować a nie z szefem ponieważ jest to spora firma i szef żadko w niej bywa. Jedyne poświadczenia, które mam to ostatnia korespondencja mailowa z 2 pracownikami księgowości z którymi się próbowałem kontaktowąć w sprawie faktur. W mailach nie jest jednoznaczne określone kiedy będą opłacone faktury, a jedynie informację żeby kontaktowac się z osobą która niby mnie tam zatrudniła czyli pracownikiem. Jest opisane że sprawa się wyjaśnia itp. Czy da się pieniądze jakoś odzyskać ? Czy jest jakaś szansa na to ?

    • Sandra (8 rok temu)

      Jedynym rozsądnym wyjściem jest działanie zgodne z tym, co opisałam w akapicie „Co w takim razie zrobić?”. Pamiętaj, że korespondencja mailowa jest również dowodem w sprawie. Istotne jest, że przecież posiadasz prawa do wykonanej strony! Ciężko byłoby się klientowi nie przyznać do współpracy, skoro wykorzystuje Twoje dzieło.

      Wystaw klientowi rachunki i koniecznie je dostarcz. Przy braku reakcji (a tego się pewnie spodziewamy) wyślij pocztą przedsądowe wezwanie do zapłaty – co istotne – z ustalonym ostatecznym terminem, w którym spodziewasz się zapłaty. Kolejnym krokiem jest pozew o nakaz zapłaty.

      Jeżeli kwota była znaczna, a Ty gubisz się w papierologii – możesz oddać sprawę firmie windykacyjnej, która za ustaloną kwotę (zwykle % od uzyskanej sumy) zajmie się taką sprawą.

      Tak czy inaczej, życzę powodzenia w odzyskaniu należnych Ci się pieniędzy!

  6. Natalia (8 rok temu)

    witam, co powinnam zrobić jeśli klient zalega z płatnościami za 2 faktury. Nie przyjął pisemnego ponaglenia – listonoszowi powiedział że tu taka osoba nie urzęduje?

  7. Ania (8 rok temu)

    Witam,
    A w jaki sposób rozwiązujecie problem podpisania umowy dla klienta, z którym nie możemy się spotkać osobiście? Wysyłacie umowę pocztą i czekacie, aż klient ją odeślę? Czy prosicie o skany podpisanej umowy i wysłanie mailem (czy w takim przypadku umowa jest ważna?) a może wystarczy jakieś mailowe oświadczenie klienta, że zgadza się z treścią umowy?
    Wysyłanie pocztą i czekanie na odpowiedź bardzo wydłuża czas, a wiadomo że w dzisiejszych czasach wszyscy potrzebują mieć wszystko „na wczoraj”.

    Będę wdzięczna za Wasze odpowiedzi.

    Pozdrawiam,
    Ania

  8. Pat (7 rok temu)

    Trochę stary temat, jednak go odswieżę? Co zrobić jeśli klient nie chce zapłacić za wykonane zlecenie – nie chciał od początku żadnej faktury ode mnie, powiedziałem że to przemyślę i po zakończeniu prac się dogadamy. Niestety strona jest zrobiona, dostępna on-line. Gość od ponad miesiąca się nie odzywa, dostaje jedynie obraźliwe wiadomości. Oficjalnie nie odebrał strony, wysłałem do niego „Wezwanie do odbioru zlecenia” z podaniem terminu. Teraz moje pytanie. Jak dochodzic swoich praw i ściągnąć dług? Czy w sposób prywatny, z kodeksu cywilnego jakoś? Czy wystawić mu po prostu fakturę VAT, wysłać, później wysyłać monity itp. – czyli w sposób oficjalny bardziej cała sprawa. Sądzę też że mogę go pozwać o naruszenie praw autorskich gdyż czerpie korzyści majątkowe z nieswojej pracy. Proszę o poradę jakąś.

    • Sandra (7 rok temu)

      Nie wiem czy musisz wystawić FV, bo nie napisałeś czy jesteś VATowcem ;-). Jeżeli tak to wystaw FV, jeżeli nie – wypisz rachunek i wyślij do klienta (za potwierdzeniem). Przy braku reakcji wyślij przedsądowe wezwanie do zapłaty, w którym określisz ponownie ostateczny termin uregulowania należności (jest to niezwykle istotne!).

      Jeżeli klient nie zareaguje, pozostaje Ci pozew o nakaz zapłaty, ponieważ wyczerpałeś już wszelkie próby polubownego załatwienia sprawy. Co jest potrzebne do złożenia takiego pozwu zostało opisane w tekście.

      Powodzenia w odzyskiwaniu należności.

      • Pat (7 rok temu)

        A co jeśli osoba nie odbiera poleconych ode mnie od 2 tygodni? Bo proceduralnie osoba ta powinna odebrać pierw ode mnie wezwanie do odbioru wykonanego zlecenia. Jeśli nie mam zatwierdzonego formalnie zlecenia to jak mogę komuś wystawić fakturę (jestem na vacie). Tu będzie na pewno problem w sądzie, bo Pan powie że on nie zatwierdził sklepu jeszcze bo był chory, w szpitalu czy coś innego… Bez tego raczej nie rusze dalej prawda?

        • Sandra (7 rok temu)

          Na jaki adres wysyłasz polecone?

          • Pat (7 rok temu)

            Wysyłam na adres właściciela firmy, zgodnie z CEiDG

          • Sandra (7 rok temu)

            Jeżeli masz umowę, czy jest to ten sam adres? Tak czy inaczej wykazałeś się już w każdym aspekcie wolą polubownego załatwienia sprawy. Nie wiem jak wygląda Twoja umowa (o ile takową spisałeś), ale kwestie nieregulowane w umowie są regulowane przez kc.

            Ponadto skoro klient korzysta z Twojej pracy, to można założyć iż dzieło przyjął w takiej postaci.

  9. Michal (6 rok temu)

    Witam,
    mam podobną sytuację. W umowie widnieje zapis o przekazaniu praw autorskich dopiero po opłaceniu faktury. Klient nie płaci, strona stoi na jego serwerze do którego zmienił hasła, podobnie jak do cmsa. Czy w tym przypadku mogę ubiegać się o naruszenie praw autorskich (jaka mniej więcej kwota), czy normalnym trybem sądowym o opłacenie faktury?
    Zaznaczam jeszcze fakt, iż w umowie termin realizacji zlecenia był wskazany na 14 dni. Realizacja trwała dłużej na prośbę o dodatkowe zmiany od strony klienta. Moim zdaniem to były zagrywki na czas, ponieważ zmiany często zataczały okrąg, raz włączyć jakąś funkcjonalność, innym razem wyłączyć. Oczywiście wszystko jest na mailach. Nie życzę nikomu takich klientów, nawet bluźnił i obrażał w mailach. Obrażał za rzeczy, które sam chciał wdrażać, ale trzeba mieć trochę IQ aby to zrozumieć.

  10. emil (4 rok temu)

    Miałem trochę inną historię, wynajęła mnie Firma na wykonanie usługi, zrobiłem jak należy wszystko było ok, wystawiłem fakturę dostali termin, w dniu terminu upomniałem się to odpisali że dziś wyjaśnią sprawę i prześlą mi potwierdzenie zapłaty… nie zapłacili… Co zrobisz firmie która wali zamówienia na 12 milionów rocznie? NIC. pożytek z tego taki że jest doświadczenie.

Komentarze

© 2011 Web Designer Magazine. All rights reserved.